잡동사니 보석함

Application Software

Notion

2020. 11. 20.

맥, 윈도우, 모바일과 웹을 모두 지원하는 가벼운 노트 앱을 찾다 정착한 곳이 Notion(이하 노션)입니다. 글 쓰는데 집중할 수 있는 간결한 UI가 우선 눈에 들어왔고, 로그인만 하면 자동으로 이루어지는 싱크와 원하는대로 페이지를 구성할 수 있게 도와주는 다양한 기능에 사로잡혔습니다.

하지만 노션을 단순히 노트 앱이나 글쓰기 툴로 소개하긴 아쉽습니다. 협업과 공유, 데이터베이스 등 글쓰기를 넘어서는 다양한 기능을 제공하고 있고, 아직도 새로운 기능을 지속해서 추가하고 있으니까요. 공식 홈페이지 문구를 빌리자면 노션은 '올인원 워크스페이스'를 표방하고 있습니다.

노션을 어떤 식으로 활용할 수 있는지, 글쓰기, 웹사이트, 계획 관리, 협업의 4가지로 나눠 간단히 소개하려 합니다. 상세한 사용법보다는 전반적인 소개를 중심으로 다룹니다.

글쓰기

글 쓰는 데만 사용하더라도 노션은 매력적인 도구입니다. 책 수준의 장문을 쓰기엔 부족한 부분이 있겠지만, 페이지 단위의 짧은 글을 쓰기엔 더할 나위 없습니다.

글쓰기에 집중할 수 있는 깔끔한 인터페이스

노션의 첫번째 매력 포인트는 UI입니다. 잡다한 메뉴 없이 깔끔한 화면이 매력적입니다. 사이드바도 감출 수 있고, 어두운 배경에 하얀 글씨로 반전되는 다크 모드도 지원합니다. 다크 모드에서 사이드바를 숨기고 전체화면으로 띄우면, 다른 글쓰기 도구에서 종종 지원하는 집중 모드처럼 사용할 수 있습니다.

단락과 서식 관리도 심플합니다. 제목과 본문, 목록, 인용 등 이미 정해져 있는 단락별 서식과 이탤릭, 볼드 등 기본적인 서식 정도로 제한됩니다. 미디엄이나 마크다운을 이용하는 분이라면 익숙한 형태겠지요.

이런 서식 제한의 장점은 크게 3가지로 볼 수 있을 텐데요. 첫째는 서식에 신경 쓰지 않고 글쓰기에만 집중할 수 있고, 둘째는 그렇게 해도 깔끔한 화면이 만들어진다는 것이고, 셋째는 웹과의 연동이 수월하다는 점입니다. 마크다운 에디터의 장점과 비슷한 부분이 많습니다.

대부분 기능을 키보드만으로 조작 가능

글을 쓰다 보면 마우스에 손을 한 번 가져가는 게 꽤 귀찮은 일입니다. 마크다운이나 vi 등 텍스트 베이스의 편집기에 익숙한 분이라면 공감하실 거에요. 구석에 있는 방향키로 손을 가져가는 것도 타임 로스라며 vi처럼 단축키를 설정하는 분도 봤을 정도니까요.

이런 의미에서 노션은 아주 좋은 편집기입니다. 기본적인 마크다운 지원과 함께, 슬래시(/) 명령과 단축키를 이용해서 어지간한 기능을 모두 이용할 수 있습니다. 문단의 서식 결정이나 변경은 물론, 표나 미디어의 추가, 댓글 작성, 페이지 이동도 가능합니다.

물론 마우스로 사용하는 직관적이고 일반적인 사용법도 제공합니다.

다양한 블록과 템플릿

노션에서는 각 단락을 블록이라는 형태로 관리합니다. 제목 블록, 목록 블록 등의 텍스트 블록도 있고, 이미지 블록, 동영상 블록 등의 미디어 블록도 있습니다. 표 블록이나 캘린더 블록, 타임라인 블록 등 특수한 블록도 존재합니다.

이렇게 노션에서 이미 정의해둔 블록은 추가하는 것만으로 기본 틀이 잡히기 때문에 편리하게 사용할 수 있습니다. 이미지를 끌어다 두면 이미지 블록이 되고, 유튜브 동영상 주소 입력만으로 동영상 블록을 만들 수 있습니다.

이런 블록을 이용해 전체적인 페이지 틀을 미리 만들어둔 템플릿 역시 제공합니다. 회의록, 로드맵, 할 일 목록, FAQ 등 목적에 따라 몇 가지 템플릿이 준비되어 있습니다. 다만, 직접 만든 템플릿 추가 기능은 아직 지원하지 않습니다. 문서를 복제하는 식으로 사용해야 합니다.

더불어 위의 템플릿과는 별도로 템플릿 블록이 있습니다. 페이지 틀을 갖춘 템플릿이 아니고, 한 문서 내에서 특정 블록을 재사용 할 수 있는 기능입니다.

웹 사이트로 활용

노션의 각 페이지는 공유기능을 활용해 바로 웹페이지로 사용할 수 있습니다. 페이지를 웹에서 공유하도록 설정하면, 해당 페이지의 주소(URL)를 통해 누구나 내용을 볼 수 있습니다.

자유로운 접근 권한 설정

전체 공개 외에도 접근 권한을 다양하게 설정할 수 있습니다.

설정할 수 있는 권한은 기본적으로 1) 글 보기, 2) 댓글 쓰기, 3) 글 편집하기의 세 종류가 있습니다. 각각에 대해 모두에게 권한을 주거나, 특정인에게만 한정하여 권한을 주도록 설정할 수 있습니다.

기본적으로 최상위 페이지의 권한 설정이 서브 페이지에도 동일하게 적용되지만, 원한다면 페이지마다 권한 설정을 달리할 수도 있습니다.

다만, 검색 엔진에서 검색되도록 설정하기 위해서는 유료 요금제를 사용해야 합니다.

예를 들어, 모두에게 글 보기 권한만 주면 일반적인 웹 페이지가 됩니다. 댓글 권한을 주면 블로그처럼 이용할 수 있고, 편집 권한까지 주면 위키처럼 운영할 수 있습니다. 물론 누구나 볼 수 있지만, 편집은 특정 몇 명만 할 수 있는 혼합된 형태도 가능합니다.

직관적인 페이지 구성

기본적으로 노션에서 만든 각 페이지는 하나의 웹 페이지가 됩니다. 노션에서 볼 때나 웹으로 볼 때나 보이는 모양에도 거의 차이가 없습니다. 만든 대로 보인다는 점은 의외로 큰 장점이 됩니다.

더불어 노션에서의 서브 페이지는 웹사이트에서도 서브 페이지로 구성되며 하이퍼링크로 연결됩니다. 트리 구조로 문서를 만들어나가면, 페이지가 많아져도 연결 관리가 상당히 쉽습니다.

트리 구조에 포함되지 않는 페이지는 '페이지에 대한 링크' 블록이나 '페이지 멘션하기'로 연결할 수 있습니다. 단, 연결된 페이지가 비공개라 볼 수 없다면 하이퍼링크도 표시되지 않을 수 있으니 주의해야 합니다.

커버 이미지

각 페이지에는 커버 이미지를 추가할 수 있습니다. 현재 블로그처럼 페이지 상단에 넓은 이미지 구간이 추가됩니다.

노션에서 기본적으로 제공하는 이미지를 사용할 수도 있고, 원하는 이미지를 직접 업로드해서 사용할 수도 있습니다. 커버만 추가해도 페이지 첫인상이 꽤 달라지니, 적절히 사용하면 좋은 효과를 볼 수 있습니다.

아쉬운 점

자동으로 생성되는 URL이 길고 복잡한데다 인덱스 페이지 설정이 불가능합니다. 예를 들어 제 노션 주소는 https://notion.so/crateso인데, 누군가 이 주소로 들어왔을 때 특정 페이지가 보이도록 할 수가 없습니다.

개인 도메인을 연결해주는 기능도 지원하지 않습니다. 블로그 등 대표 사이트로 이용하기엔 아무래도 아쉬운 부분이지요.

도메인 단축 서비스나 포워딩, 리다이렉트 서비스 등으로 어느 정도 커버할 수 있습니다.

계획과 관리

할 일 목록이나 캘린더, 타임라인처럼 계획을 세우고 일정을 관리하는데 유용하게 쓸 수 있는 블록과 템플릿을 제공합니다. 이를 활용하면 할 일 목록을 만들어 체크하는 단순한 작업부터 어떤 일을 어떤 순서로 진행할지 관리하기까지, 다양한 작업을 할 수 있습니다.

데이터베이스

자료의 나열을 넘어, 노션 내에서 자료를 데이터베이스로 구축하고 활용할 수도 있습니다. 데이터베이스라고 하니 거창한 것 같지만, 테이블이나 스프레드 시트에 자료를 입력하는 느낌으로 사용 가능합니다.

사용해보면 꽤 재미있습니다. 데이터의 형식(type)도 텍스트뿐만 아니라 날짜, 사람, 이메일 등으로 다양하고, 파일이나 이미지를 넣을 수도 있습니다. 수식처럼 자동으로 계산되거나 생성일시, 생성자 같은 자동으로 입력되는 형식도 지원합니다.

입력된 자료는 필요에 따라 표, 블럭, 캘린더 등 다양한 표시 방식(view)으로 바꿔 볼 수 있습니다. 어렵지도 않아요. 만들어 둔 데이터베이스에 원하는 뷰를 추가하는 게 전부입니다. 게다가 이렇게 만든 데이터베이스와 뷰는 웹에서도 동일하게 표시됩니다.

특히 캘린더 뷰와 타임라인 뷰는 각종 일정을 관리하기에 정말 좋습니다.

그 외에도 데이터베이스에 관한 여러가지 기능을 지원합니다. 검색이나 정렬, 필터 같은 기능은 물론이고, 다른 페이지에서 데이터를 참고할 수 있는 관계형도 제공합니다. CSV 파일로 데이터를 내보내거나 반대로 가져올 수도 있습니다.

기능도 다양하고 활용법도 다양한데, 사용하기도 쉽다 보니 노션을 떠날 수 없는 또 하나의 이유가 됐어요.

아이콘 표시

아이콘을 추가해 시인성을 높일 수 있습니다. 아이콘 사용 여부를 비교하자면 다음과 같은 느낌이겠네요. 아이콘을 잘 사용하면 문서 효율도 올라갑니다.

기본적으로 페이지 내에서 아이콘은 인라인 블록인 이모지를 사용해서 추가할 수 있습니다. 일반적인 이모티콘입니다. 왜 이모지로 번역했는지 모르겠어요. 제공되는 아이콘 개수도 꽤 많은데, 아쉽게도 쓸만한 게 그리 많진 않습니다.

별개로 페이지 자체에도 아이콘을 추가할 수 있습니다. 딱 한 개만 추가할 수 있고, 이모지와 다르게 원하는 이미지를 업로드해서 사용할 수 있습니다.

페이지에 아이콘을 설정하면, 해당 페이지 링크 앞에 아이콘이 표시됩니다. 사이드바나 데이터베이스에서도 표시되기 때문에 꽤 유용합니다. 카테고리 아이콘처럼 사용할 수도 있고, 우선순위 표시용으로 사용할 수도 있습니다.

다른 사람과 함께 일하기

앞에서 다룬 활용법을 모아보면 다른 사람과 어떻게 같이 일할 수 있는지도 대충 상상해볼 수 있습니다. 필요한 사람과 페이지를 공유하고, 필요한 내용을 함께 작성하고, 댓글로 소통할 수 있겠다는 식으로요.

노션에서는 이 외에도 협업에 유용한 기능을 다수 제공합니다. 여러명이 참여하는 각종 프로젝트에 두루 활용할만 합니다.

멘션

노션에서 소통할 수 있는 방법의 하나는 멘션입니다. SNS에서 흔히 쓰이는 방식이니 많이들 아실 거에요. 페이지 내용에 혹은 댓글에 누군가를 멘션하면, 해당자는 멘션이 되었다는 알림을 받을 수 있습니다.

이 외에도 다양한 방식으로 사용할 수 있습니다. 일을 할당할 때 담당자를 멘션하거나, 피드백과 함께 멘션을 할 수도 있겠죠. 참고 자료를 공유하고 싶을 때 자료를 올리고 필요한 사람을 쭉 멘션할 수도 있습니다.

팔로우

반대로 능동적으로 특정 페이지의 변화를 체크하고 싶을 때는 페이지를 팔로우 할 수 있습니다. 해당 페이지에 변경사항이 생기면 알림이 옵니다.

이 알림이 꽤 구체적입니다. 변경된 내용은 취소선이나 파란색 등으로 강조되어 나타나고, 누가 수정했는지도 함께 확인할 수 있습니다. 변경 내용이 많은 경우에는 정보가 축약되고, 알림을 클릭하면 수정된 부분으로 바로 이동합니다.

공유하지 않고 단독으로 작성하는 문서는 팔로우해도 수정 시 알림이 오지 않습니다. 반대로 공유되어 여러 사람이 수정한다면, 내가 수정한 부분도 알림에 포함됩니다. 작동 방식이 조금 특이해요.

댓글의 해결

노션의 댓글에는 '해결'이라는 독특한 시스템이 있습니다. 댓글을 미해결 상태와 해결 완료 상태로 나누어 관리하면서, 해결된 댓글은 글에서 보이지 않도록 감추는 방식입니다. 즉, 댓글이 보인다면 해결해야 할 문제가 남아 있다는 식으로 활용할 수 있습니다.

재미있는 방식이지요. 페이지 내용에 대한 수정 요청에도 사용할 수 있을테고, 작업 리스트에 멘션과 함께 댓글을 달아 담당자를 할당하거나, 멤버 리스트 페이지를 만들어 놓고 자잘한 일을 멤버 항목에 댓글로 남기는 식으로도 사용할 수 있을 것 같습니다.

그룹을 위한 요금제

노션은 다음처럼 4가지 요금제를 제공하고 있습니다.

이 중 팀 요금제와 기업 요금제는 여러 명이 작업하는 것을 기준으로 하다 보니 관련하여 제공하는 기능도 확연히 많아집니다.

개인이 아닌 팀 혹은 기업에 속한 워크스페이스를 별도로 만들 수 있고, 자료의 공유나 수정 권한도 더 상세하게 정할 수 있습니다. 기업 요금제에서는 싱글 사인 온(SSO)도 제공하고 있습니다.

무료 요금제를 사용해도 공유와 협업에 관한 일부 기능을 제외한 대부분 기능을 사용할 수 있습니다. 각 요금제에서 지원하는 기능을 확인하고, 필요에 따라 선택하면 될 것 같습니다.

참고자료

Notion : https://www.notion.so/

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